Cara dan Etika Mengirim Email Yang Baik

Email (Electronic Mail) atau surat elektronik merupakan media berkirim dan menerima pesan  (berkomunikasi) melalui internet. Media ini sering digunakan untuk mengirimkan pesan-pesan atau surat resmi di kantor ataupun pribadi. 

Dari https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik, diuraikan sebagai berikut:
Surat elektronik (akronim: ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau pos elektronik (akronim: pos-el.) atau imel (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.
Dalam berkomunikasi atau berbicara secara langsung kita mempunyai etika seperti halnya dalam menulis surat di kertas, begitu juga dalam menggunakan email kita mempunyai etika saat mengirim email.
Apalagi dalam dunia kerja, mengirimkan email harus hati-hati, pastikan beberapa hal berikut:
  1. Pastikan menuliskan alamat email tujuan dengan benar, atau gunakan buku alamat untuk memastikan bahwa alamat email yang kita masukkan sudah benar.
  2. Jika menggunakan CC (Carbon Copy), pastikan CC berisi alamat email dari pihak-pihak yang perlu mengetahui informasi email yang akan kita kirimkan.
  3. Pastikan memberikan Subject/Judul pesan email anda.
  4. Selalu perkenalkan diri di bagian awal, terutama ketika akan mengirim email kepada seseorang yang tidak mengenal Anda, atau belum pernah bertemu. Ini adalah salah satu etika mengirim email paling dasar.
  5. Cek Ejaan dan Gunakan bahasa yang sopan dan bisa dipahami dengan baik oleh penerima email anda. Gunakan kalimat yang teratur dan tidak multi tafsir. Gunakan tanda baca dengan baik.
  6. Jangan menggunakan huruf besar kecuali awal kalimat dan Jangan mengulang-ulang tanda baca misalnya '!!!!!'.
  7. Cantumkan nama anda di bagian bawah (footer) isi pesan anda. Cantumkan juga nama perusahaan, no telepon perusahaan dan web perusahaan. Dalam beberapa program email, kita dapat menambahkan secara otomatis footer ini dengan setting pada signature.
  8. Jika email anda berisi lampiran file, pastikan untuk mengubah ukurannya, agar tidak terlalu besar dan menyulitkan penerima. Ini, karena file dengan ukuran terlalu besar umumnya tidak dapat dibuka melalui ponsel, sehingga penerima harus membukanya melalui komputer, atau laptop. Jika Anda ingin mengirim file dalam jumlah banyak, zip file terlebih dahulu.
Itulah beberapa etika dalam mengirim email, tulisan ini saya kutip dari beberapa sumber diantaranya:


Subscribe to receive free email updates:

0 Komentar pada "Cara dan Etika Mengirim Email Yang Baik"

Posting Komentar