Cara Membagikan Link Dokumen di Google Drive Agar Dapat Dilihat Semua Orang (Publik)

Media penyimpanan berbasis cloud (awan) sudah menjadi kebutuhan kita semua. Berbagai aktivitas pekerjaan sering melibatkan banyaknya dokumen yang mesti dikirim atau dibagikan kepada yang membutuhkan. Banyak media yang dapat digunakan untuk berbagi atau berkirim file atau dokumen melalui internet. Namun dari banyaknya pilihan tentu kita harus memilih yang sesuai dengan kebutuhan kita. Selain kapasitas penyimpanan yang diberikan, kita juga harus mempertimbangkan kemudahan dalam berbagi dokumen atau file yang kita simpan di media penyimpanan online tersebut.

Salah satu media penyimpanan berbasis cloud yang populer adalah Google Drive. Bagaimana tidak, Google Drive memberikan ruang penyimpanan mencapai 15GB secara gratis untuk 1 akun Google. Selain itu Google Drive juga mendukung berbagai jenis file, pengelolaan file dan folder yang mudah, bahkan mendukung aplikasi yang sering digunakan pada umumnya dalam dunia pekerjaan yaitu Google Document, Google Spreadsheet, Google Slide dan Google Formulir. Aplikasi-aplikasi tersebut semuanya terintegrasi dengan penyimpanan Google Drive.

Meskipun Google Drive sangat populer, namun tidak sedikit juga yang masih bingung dalam pemanfaatannya, salah satunya adalah bagaimana mengunggah dokumen dan membagikannya.

Ok tanpa berlama-lama langsung saja saya contohkan cara mengunggah dokumen ke google drive dan membagikannya supaya semua orang dapat melihat meskipun tanpa login.

Membuka Google Drive

Untuk membuka google drive kita dapat mengakses url : https://drive.google.com. Kemudian kita akan diarahkan ke laman Google Drive. Jika kita telah login dengan akun Google, maka kita langsung akan diarahkan ke daftar file dan folder seperti yang terlihat pada gambar berikut  ini:

Tampilan File dan Folder Google Drive

Namun apabila kalian belum login menggunakan akun google maka kita dapat memilih tombol Buka Drive untuk login dan menuju ke tampilan daftar file dan folder yang kita miliki.

Pilih Buka Drive untuk Memulai Login dan Masuk ke Drive

Membuat Folder (Opsional)

Folder perlu dibuat jika kita ingin mengelompokkan file-file kita di Google Drive, sehigga susunan file terlihat rapi dan mudah untuk dikelola. Namun pembuatan folder ini tidak wajib. Untuk memulai membuat folder silahkan ikuti petunjuk berikut ini:

Pertama (1) Klik pada tombol Baru  kemudian klik pada Folder seperti terlihat pada gambar berikut ini:

Membuat Folder di Google Drive

Kedua (2) - Ketik Nama Folder lalu tekan tombol Enter, Atau klik Buat.

Membuat Nama Folder

Ketiga (3) - Tampilan folder akan terlihat seperti pada gambar berikut ini.

Folder  Google Drive

Keempat (4) - Double Click pada folder untuk membuka isi folder dan kita akan mulai untuk mengunggah file dokumen ke Google Drive. 

Mengunggah (Upload) File Dokumen

Setelah masuk ke Google Drive dan Membuat Folder (Opsional), kita akan melanjutkan untuk menggunggah dokumen. Kali ini saya akan mencontohkannya dengan menggunggah dokumen PDF. Untuk mengunggah dokumen, silahkan ikuti petunjuk beberapa langkah berikut ini:

Pertama (1) - Klik pada tombol Baru lalu klik Upload File. Seperti pada gambar berikut ini:

Upload File

Kedua (2) - Pilih File lalu klik Open. 

Pilih File

Jika proses Unggah dokumen telah selesai ditandai dengan munculnya dokumen ke dalam daftar dokumen dan tanda checklist hijau pada proses upload seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Berhasil Upload Dokumen

Lama proses upload tergantung kapasitas file dan kecepatan internet yang kita gunakan.

Mendapatkan Link (URL) File Dokumen

Setelah upload dokumen, kita akan lanjut untuk mendapatkan link (url) untuk dibagikan, ikuti langkah-langkah berikut ini:

Klik pada File Dokumen yang akan diambil linknya, kemudian klik icon rantai (link) di bagian atas seperti gambar berikut ini:

Mendapatkan Link File Dokumen

Selanjutnya, pilik akses menjadi Siapa saja yang memiliki link , kemudian klik Salin Link untuk mengcopy url/link dokumen yang nantinya akan dibagikan... kemudian klik selesai.

Mendapatkan Link

Setelah klik salin link, kita bisa paste di catatan seperti notepad atau langsung dipaste di kolom link pada aplikasi atau di pesan seperti Whatsapp dll. 

Contoh Link : https://drive.google.com/file/d/1T651YD3qfq8xqkrgSYbQ5tyR0KxSrUZ0/view?usp=sharing

Membagikan Link (URL) File Dokumen

Sebelum link dibagikan silahkan dicoba buka dengan browser yang belum login akun google untuk memastikan bahwa dokumen dapat dibuka. seperti contoh berikut ini:

Dokumen dapat dibuka meskipun tanpa login ke akun google

Jika sudah dipastikan dapat dibuka, maka link di atas dapat dibagikan ke orang yang membutuhkan, baik melalui aplikasi kepegawaian maupun pesan seperti Whatsapp dan lain sebagainya.

Demikian Cara Membagikan Link Dokumen di Google Drive Agar Dapat Dilihat Semua Orang (Publik), semoga bermanfaat.